Avez-vous connu des gestionnaires qui se concentraient sur l’accroissement de leurs effectifs comme si l’ampleur de leur réussite en dépendait? C’est un réflexe qui semble naturel, mais ce n’est pas toujours la clé du succès.

En ces temps de pénurie de main d’œuvre (ça y est, je ne suis plus capable de lire ou d’écrire ces mots – vous non plus ?), ça vaut la peine de parier sur la qualité plutôt que sur la quantité.

Le sujet de cet article m’a été inspiré par une expérience récente, un travail en équipe réduite qui a donné d’excellents résultats. Je vous raconte.

Comme plusieurs le savent déjà, je participe, à titre bénévole et depuis de nombreuses années, à l’organisation et la mise en place d’un marché aux puces biannuel pour les enfants de Sorel-Tracy. Le Marché aux Puces Les Trésors de Taquine est une superbe organisation qui mérite de nombreux applaudissements. Mais c’est un autre sujet.

Cet automne 2019, le dernier marché aux puces s’est tenu durant la fin de semaine de la Fête du travail. Soleil et camping obligent, plusieurs bénévoles n’étaient pas disponibles en cette fin de semaine de 3 jours.

Résultat : alors que le rangement des items et de la salle de vente, le samedi après-midi, s’effectue généralement avec l’aide d’au moins 30 bénévoles en plus du comité organisateur, nous étions, cette année… 16 bénévoles.

Autant dire que quand vous coupez votre équipe de moitié, c’est compliqué d’obtenir les mêmes résultats.

Pourtant, le travail fut effectué avec une efficacité telle que tout était accompli, au moment exact où cela devait être le cas. Pas d’avance, certes, mais pas en retard en plus.

Les raisons du succès

• Les bénévoles n’avaient pas assez de temps pour prendre des pauses jasettes comme c’est généralement le cas
• En raison des ressources restreintes, les organisateurs n’hésitèrent pas à déléguer certaines tâches pour gagner du temps, même des tâches particulièrement importantes
• Plusieurs bénévoles expérimentés savaient quoi faire et avançaient de manière autonome
• Ils partageaient leur expérience avec les petits nouveaux
• Les « gestionnaires » du comité organisateur ont mis la main à la pâte et fait une bonne part de travail aussi. Une possibilité ouverte en raison du peu de discipline ou de structuration nécessaires par ailleurs. Ils n’eurent qu’à dispenser des encouragements bien placés et faire leur part du travail.
• Un petit gout de défi était lancé à tous de faire le même travail avec moins de ressources… quoi de plus motivant !

Au final :

• Pas de perte de productivité
• Utilisation optimale de la période complète de travail
• Réduction des délais d’attente et des mouvements inutiles

Là où certaines années, le travail était complété bien en avance et où les participants s’ennuyaient entre deux « chiffres », cette fois, les tâches étaient complétées juste à temps.

Ne retrouve-t-on pas là les plus simples principes des méthodes de « gestion LEAN », une organisation du travail entre autres à la base de la méthode AGILE ?

Quels enseignements en tirer ?

• Une bonne organisation et communication remplace bien des bras
• Un employé expérimenté et autonome en vaut deux
• Un employé mobilisé en vaut deux
• La confiance et la délégation font des miracles (avis aux gestionnaires…!)
• C’est dans les défis que l’on trouve les plus beaux accomplissements

Ajoutons néanmoins quelques nuances:

1. L’optimisation maximale marche très bien… à court terme! Les pauses jasettes font partie du plaisir au travail aussi. Attention donc, gestionnaires méthodiques et ambitieux (on en voit plusieurs en contexte de ressources limitées) qui souhaitez pousser la rentabilité à son maximum, à ne pas vous tirer dans le pied en considérant le travail en effectif réduit comme un état normal de la situation. Il faut savoir se renouveler et ne pas pousser sa « luck » en risquant l’épuisement. À penser qu’une équipe qui fonctionne à 60% de ses effectifs normaux, finalement, ça semble « good enough » … on récolte les résultats sur l’expérience client et l’absence de rétention employés/clients.

2. L’idéal reste certainement… de parier sur des dates moins risquées – quand on le peut bien sûr! Autrement dit, s’il est merveilleux de trouver des solutions aux problèmes qui se présentent, il est encore mieux d’éviter ou d’anticiper les problèmes et de prendre des décisions en conséquence.