Résumer est un exercice scolaire répandu. C’est même un art, un exercice de rédaction des plus difficiles. Et deux beaux exemples ultimes plus bas… pour les lecteurs assidus!
Quelqu’un m’a un jour présenté la parabole suivante (probablement un professeur d’HEC Montréal).
« Présenter un projet ou une idée en 45 mn, n’importe qui peut préparer cela en 3 minutes et se lancer. Présenter le même projet ou la même idée en 15 mn, cela prend un peu plus d’effort, on peut préparer cela en 3 jours. Mais tout dire en 3 minutes, cela vous prendra facilement 3 semaines de préparation. »
Synthétiser est évidemment plus que nécessaire. Attirer l’attention, transmettre l’information, mobiliser votre auditeur est difficile, à l’oral comme à l’écrit. Le cerveau humain étant ce qu’il est, la bavardise est un péché mortel pour notre efficacité. On le dit souvent, dans la société du visuel et de l’immédiat: de plus en plus d’individus renâclent face à la complexité et la longueur.
Et les meilleurs communicants y échouent parfois. Je lis de nombreux communiqués de presse mal structurés, dont les premiers paragraphes fourmillent de détails accessoires. Des premières phrases de 4 lignes qui veulent absolument tout dire, trop dire, et finissent par ne rien dire. Des textes à vocation SEO qui alignent les mots-clés en sacrifiant sens et lisibilité. Des publicités bourrées de détails totalement inutiles.
Moi-même, après ce qui me parait être une vie entière consacrée à raccourcir, couper, simplifier et encore affiner mes textes écrits, je suis encore épouvantable dans les occasions d’affaires orales. Après plus de 2 ans dans mon rôle actuel de consultante, je peine encore à « pitcher » ma propre mission! Pas fort, quand tu prétends aider les autres.
Voici quand même des pistes pour atteindre le nirvana.
1. Distinguer ce qui essentiel de ce qui est accessoire
Il est impossible de synthétiser efficacement si on veut faire plaisir à tout le monde. Toute communication a un message principal et des messages secondaires. Si le temps vous manque, si votre vie (votre succès) en dépend, vous devez disposer d’une phrase simplissime. Dans le meilleur des cas, elle vous ouvrira des portes et la possibilité de disserter dans le détail de vos prétentions.
Évidemment, il faudra vous tenir prêt à défendre cette idée face à vos collègues, patrons ou donneurs d’ordre qui souhaitent absolument annoncer leurs projets, proposer un échéancier, justifier une décision et remercier leurs commanditaires en une seule phrase. Bonne chance.
2. Prioriser et structurer
Simplifiez la tâche au cerveau du lecteur ou de l’auditeur: un paragraphe, une idée, un titre, une citation.
Surtout, aménagez l’ordre des idées selon le format de votre communication. Créez discrètement une logique. Dans un communiqué de presse, on va du plus important au moins important. Dans un pitch, on accroche son audience, mais on garde une arme secrète pour la fin. On parie sur les tryptiques pour simplifier l’assimilation. Etc. etc.
3. Raccourcir
Le résumé ne consiste pas à faire une phrase de 200 mots, ni à bourrer le plus d’informations possible dans un espace publicitaire. C’est la portion la plus difficile et la plus chronophage. Il faut lire, relire, relire encore et laisser pauser. Et sacrifier.
J’ai récemment eu énormément de misère à rédiger une chronique scientifique en moins de 900 mots. Trois semaines d’efforts désespérés pour passer de 1200 à 850 mots. Finir par retirer des informations auxquelles je tenais pourtant dur comme fer.
Bien qu’elles soient passionnantes, elles ne faisaient que noyer le lecteur et diluer l’efficacité du message. Ça fait mal d’élaguer, surtout quand le temps de la réflexion n’est pas là. Cela fera mal aussi quand il faudra dire à votre client que peu nous importe qu’il s’échine sur son entreprise depuis 1958. Si le message doit passer en 15 secondes, il faut choisir ses combats.
4. Simplifier
Enlevez les mots parasites et décomplexifiez votre discours. À ne pas confondre avec décomplexer, quand même.
Aucune rectitude scientifique justifie de ne pas se faire comprendre. Vous peinez sur un concept ? Il est souvent plus passionnant d’expliquer le résultat d’une opération que d’en décrypter la méthode. Attention, parfois, cela rallonge la sauce au lieu de la raccourcir. Ça veut dire: allers et retours entre raccourcir et simplifier.
D’ailleurs, méfiez-vous des concepts. Des fois, ils mordent.
5. Animer
Si le temps vous le permet, si vous avez bien fait vos quatre premières étapes, votre texte est clair et précis. Et vous avez la place, un petit 10% de « rab » disponible: ajoutez du pep’s, de l’humour, osez les comparaisons, les anaphores.
Rythmez le tout en donnant de l’espace, en sautant des lignes, en intégrant des silences. C’est particulièrement attrayant à l’oral.
Conclusion
La recette pour le dire ou l’écrire est là. Pourquoi je ne l’applique pas? J’y travaille, j’y travaille. À ma défense, mon propre pitch ne m’intéresse juste pas. Ce qui m’intéresse, par tous les moyens, c’est de faire rayonner mes clients car je les admire. Peut-être que je devrais en faire mon pitch?
BONUS
C’est bien parce que vous avez été sages!
Quel est l’art ultime de la synthèse?
Voici des réponses de maîtres à ce défi.
- Le slogan
Quand tu décris ta mission en moins de 20 caractères. Je suis bluffée.
- Le logo
Quand tu parviens à incarner la performance et le sport en un clin d’œil.